Al repasar esa mañana puedes reconocer el tiempo que exigían la consulta y la factura además de la entrega, para incluir esas gestiones en el próximo encargo y comprender por qué el rato que habías reservado para la propuesta acabó siendo menor de lo que esperabas.
Para saber dónde se concentra ese trabajo puedes observar una semana corriente e ir apuntando también lo que haces entre una tarea y otra, y quizá descubras que reúnes información varias veces porque llega repartida en mensajes, o que cada propuesta exige volver a explicar un detalle que podrías dejar resuelto al principio de la conversación.
Puedes empezar por dejar aclarado en el primer intercambio con el cliente ese detalle que siempre vuelve al preparar la propuesta, o reunir la documentación que necesitaría alguien para ayudarte con las facturas, contando en ambos casos con tiempo para explicar la nueva forma de trabajar y atender las primeras dudas.
Al estudiar ese apoyo, ten presente para qué quieres recuperar la tarde, porque llegar antes a casa o aceptar otro encargo llevarían a decisiones diferentes sobre tu agenda y sobre el coste que estás dispuesto a asumir, con el asesoramiento económico que necesites para valorarlo.
Puede que al hacer esas cuentas prefieras conservar un tamaño pequeño y elegir con más cuidado los trabajos que aceptas, aunque esa decisión también necesita preparación, especialmente para explicar a tus clientes qué incluye una entrega y cómo acordaréis lo que surja después, de manera que puedas cumplir los compromisos que asumas.
Si un cliente suele pedir cambios después de recibir el trabajo, podéis acordar una entrega intermedia que le permita señalar antes qué necesita ajustar, incluyendo desde el principio el tiempo de esa revisión y cómo afectaría a la fecha final.
Cuando estudies una herramienta para simplificar una gestión, puedes comparar cuánto tardas ahora con lo que exige preparar y mantener esa nueva forma de hacerla, porque a veces una mejora pequeña, como reunir la información de un encargo antes de empezar, resulta más fácil de sostener que incorporar una aplicación que también tendrás que aprender y atender.
Después de probar el cambio durante una semana comparable, vuelve a esa tarde que querías recuperar y observa si la pudiste reservar o aceptaste otro encargo, para decidir qué deseas hacer la próxima vez con el tiempo disponible y preparar la agenda de acuerdo con ello.
Si vuelves a encontrarte desbordado en distintos momentos del año, revisar cómo empezó cada vez puede mostrarte dónde intervenir antes, porque cuando el atasco coincide con cambios de última hora, por ejemplo, merece mirar cómo se solicitan y qué ocurre con los plazos al incorporarlos, para probar un acuerdo distinto en el siguiente encargo.
Cuando prepares la siguiente propuesta, incluye el momento en que necesitarás una respuesta del cliente y explica cómo se organizará el trabajo hasta recibirla, para conocer de antemano si puede atender esa consulta y qué fecha tendríais que revisar si cambia su disponibilidad.
También puede servirte reservar un rato para cerrar un encargo antes de empezar otro, reuniendo la entrega y las gestiones pendientes en un mismo lugar, para reconocer qué queda por cobrar o aclarar con el apoyo correspondiente y evitar tener que reconstruirlo mientras atiendes a otro cliente.
Elegir una tarea para aligerar la semana
Repasa tres jornadas e incluye las gestiones que atendiste entre los encargos previstos, para elegir una que se repita y preparar un cambio pequeño que puedas probar y comparar en la siguiente entrega.