La persona que prepara los pedidos puede enseñarte por qué ha apartado esos dos correos y qué necesita averiguar para completarlos, de manera que, al estudiar la automatización, podáis distinguir la información que se puede copiar directamente de las consultas que alguien tendrá que atender para que el pedido siga adelante.
Podéis empezar por una prueba que prepare la información y la deje a disposición de quien tenga que revisarla, conservando esa intervención humana mientras aprendéis qué casos requieren una decisión y acordando cómo sabrá la persona responsable que ya puede continuar con el pedido.
Al observar varios pedidos aparecerán diferencias que conviene recoger desde el principio, para que quien se encuentre con una dirección incompleta o una petición especial sepa dónde dejarla y a quién avisar, contando también con una forma de recuperar el procedimiento anterior si la prueba necesita un ajuste.
Para valorar lo que aporta la prueba, podéis comparar el tiempo y el trabajo que requieren varios pedidos parecidos, contando la preparación, la revisión y las correcciones que surjan hasta dejarlos listos para su entrega.
Si durante la prueba vuelven a faltar las direcciones, quizá tengáis que revisar primero cómo se piden al recibir el encargo, y la persona que habla con el cliente podrá explicar qué datos necesita para confirmar el envío y dónde deben quedar, de modo que quien prepara el pedido los encuentre antes de ponerse a trabajar.
Escuchar a quien recibe el pedido puede cambiar vuestra primera elección, porque quizá lo que le ocupe más tiempo sea averiguar si la fecha está confirmada y necesite consultar otro mensaje antes de preparar la entrega, por lo que os interesará estudiar cómo hacerle llegar esa confirmación junto con los datos que ya recibe.
Al comparar esta tarea con otras que también queréis mejorar, contad con las personas que deben interrumpir su trabajo cada vez que aparece una duda, para comprender cuánto ocupa resolverla y qué entregas quedan esperando, aunque ocurra menos veces que aquella copia de datos que llamó vuestra atención al principio.
Antes de conectar información real, las personas responsables de privacidad y seguridad tendrán que revisar los datos y accesos que utilizará la prueba, de modo que después podáis recorrerla con quien va a trabajar con ella y comprobar si encuentra los avisos, entiende qué queda pendiente y sabe cómo explicárselo a un compañero.
Podéis conservar un pedido ficticio resuelto antes del cambio y recorrerlo después con la misma información, para comparar qué trabajo ha desaparecido y qué comprobaciones nuevas necesita quien lo prepara, contando también con lo que recibe la persona encargada de continuar la entrega.
Si decidís ampliar la prueba, elegid otro caso que se parezca en lo que habéis podido comprobar y explicad qué diferencia añade, para estudiar si requiere una decisión distinta y reservar tiempo a quienes tendrán que utilizarla y mantenerla.
Sigue una tarea hasta su entrega
Elige una tarea repetida y recórrela con quien la realiza para anotar qué necesita desde que recibe el encargo hasta que entrega el resultado, señalando un tramo pequeño que podáis probar con datos ficticios y acordando qué tendría que mejorar para que os resultara útil.